年次業務を効率化！「申請・提出物フォーム」「カスタム名簿」で部活動／自転車通学管理のデジタル化を実現

学校名　　：　北海道旭川東高等学校
利用機能　：　申請・提出物　カスタム名簿
利用目的　：　校務支援

部活動入部届・退部届

１ヶ月かかっていた、部活動名簿作成と更新作業も負担０に！

• 保護者への情報共有　
  • 紙の提出だと、保護者が生徒の入部情報を知らないということがあった
     
• 名簿作成作業に約1か月
  • 繁忙期の4月、他の業務の合間に入部情報を手入力する負担が大きく、また、入力ミスも発生していた
     

• 申請・提出フォームで部活動入部届の収集を行い、同様の項目についてカスタム名簿も作成。紙の名簿から置き換え、最新の入部/退部情報を管理・参照する名簿として運用。

• 提出‐名簿作成‐名簿更新までを自動化
  • 提出された入部情報がそのまま名簿に入力されるので、作成の手入力負担は０。名簿更新も手間が不要になった
  • 名簿はCSVでダウンロードできるため、校務支援システムへの入力の手間の軽減にも繋がった
     
• 保護者が必ず確認する仕組みに変更
  • 保護者確認後に提出する設定にして情報共有を実現

自転車通学届

提出後すぐに活用できる名簿で、情報共有がスムーズに！

生徒はいつでも自転車通学を開始しやすい仕組みへ

• 積雪による自転車使用禁止期間の終了後、すぐに使えない
  • 雪解け後で会っても、生徒が自転車を使うには新学期の用紙受け取りを待つ必要があった
     
• 手作業での名簿化の作業が膨大
  • ほとんどの生徒が自転車を使用するため、防犯登録番号などを手入力する業務量が膨大
     
• 問い合わせ時に名簿の所在が分からない
  • 自転車について質問があった際、名簿の所在が分からず対応に時間がかかることも
     

• 申請・提出フォームで自転車通学届の収集を行い、同様の項目についてカスタム名簿も作成
• 紙の名簿から置き換えて、最新の自転車通学届名簿として運用

• 手入力負担０の名簿で、問い合わせ業務もステッカー精算も効率化
  • 防犯登録番号や車体番号などの手入力負担もなく、提出後すぐに名簿として活用可能に。自転車のステッカー代の精算が必要な生徒のチェックも効率的になった
• 生徒が必要な時にいつでも提出可能に