学校名 ： 佼成学園女子中学校・高等学校(東京都)
利用機能 ： 申請・提出物
利用目的 ： 校務支援
例年3月末〜4月にかけて、入学予定者からの提出物対応が集中。担当部署では郵送物の仕分けや手入力作業が重なり、連日残業が発生していた
- これまで紙で収集し、担当者の手入力負担が大きかった入学前の提出物について、2024年度から「申請・提出物」「カスタム名簿」で電子化をおこなった
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初年度は以下3種類の提出物を対象に電子化を実施
1. 通学区間届
2. 広報物への掲載希望調査
3. 芸術科目選択希望調査
提出後のデータ入力の手間と郵送受付が無くなり、業務負担が軽減
毎年残業せざるを得なかった繁忙期に定時退社してもらえるように
生徒・保護者への導入を早期化
入学前ガイダンスで一気に浸透！提出率95％を短期間で実現
■背景
入学前の提出物（通学区間届・芸術科目選択・写真掲載許可など）を電子化するにあたり、生徒・保護者へのスムーズな案内と提出完了をどう実現するかが重要な課題でした。特に、入学前でクラスが未決定のタイミングでは、Classiアカウントの発行方法にも工夫が必要でした。
■取り組み内容とポイント
従来はクラス確定後に発行していたIDを、入学年度と受験番号をもとに事前発行できるよう運用を変更。入学ガイダンス当日にClassiのアカウントを配付し、操作方法をその場で説明、ガイダンス中～制服採寸の待ち時間などでログインや提出物の入力操作していただくよう勧めました。
■効果
入学ガイダンス当日に80%、1週間以内に95%の提出完了を実現。また入学前からClassiに慣れてもらえたことで、その後の連絡や案内もスムーズに進みました。
通学区間届の電子化
情報量の多い通学区間届の提出後の手入力作業を0に！
■背景
従来は紙で提出された通学区間届を郵送で受け取り、その後、路線や乗車区間など情報量の多い内容を、職員が1件ずつ手入力していたため、大きな業務負担となっていました。また、郵送到着までのタイムラグにより、受付からデータ化までの業務が停滞しがちでした。
■取り組み内容とポイント
通学区間届をClassiの申請・提出フォームで電子化し、生徒・保護者からオンラインで提出してもらう運用に変更。さらに提出内容はカスタム名簿に自動で反映されるため、リアルタイムで提出状況と内容を確認できるようになりました。
フォーム作成時には、記入例やヒントも表示させることで入力ミスを防いだり、校務システムでの活用を前提に項目順を整えたりなど工夫しています。
■効果
紙の印刷、郵送受付、手入力といった作業が不要になり、事務作業の大幅な効率化を実現しました。未提出者へのフォローもスムーズになり、業務の停滞も解消されました。
広報写真の掲載許可確認の電子化
データの手入力も保管も不要になり広報部の業務負担軽減！
■背景
学校パンフレットやホームページなどへの写真掲載にあたって、保護者からの許諾確認が必要ですが、従来は紙の提出物を回収し、掲載を希望しない生徒を手入力で一覧化→教職員に共有していました。特に広報担当者の負担が大きく、確認作業や保管にも手間がかかっていました。
■取り組み内容とポイント
Classiの「申請・提出フォーム」を活用して提出物を電子化し、提出データをカスタム名簿で一元管理する運用に変更。それにより、非掲載希望の生徒を抽出・整理しやすくなり、顔写真と組み合わせて教職員へのスムーズな情報共有が可能になりました。
また、提出者を保護者に設定することで、本人確認と同意の確実性を担保。Classi上で「提出済み」「承認済み」などのステータスを確認できるようにしたことで、管理業務の可視化も実現しました。
■効果
手入力や押印確認が不要になり、広報担当者の業務負担が大幅に軽減しました。また紙の長期保管も不要になったことで情報管理の効率も向上しました。
芸術科目選択希望調査の電子化
提出状況の管理から集計まで、すべての工程を効率化！
■背景
美術・書道・音楽の中から、生徒に希望順位を提出してもらう「芸術科目選択希望調査」は、例年紙で実施していましたが、複数職員による手入力作業や、集計・整理の工数が大きく、履修決定までに時間と労力がかかっていたことが課題でした。
■取り組み内容とポイント
「申請・提出フォーム」で調査を電子化し、Classi上で回答を回収する運用に変更。提出後のデータはカスタム名簿に自動で反映されるため、提出状況の管理からデータ出力まで一元化しました。
フォーム作成時には、最終的な履修調整に必要な形式に合わせて項目構成を調整。カスタム名簿から出力したデータは、Excelで並べ替えるだけで希望順位を一覧化できるように工夫しました。
■効果
手入力や集計作業が不要となり、教職員の業務負担を大幅に削減しました。履修決定までの流れがスピードアップし、担当教員からは「非常に助かっている」との声があがっています。